E-Mail & Co.
Die Möglichkeiten der Kommunikation sind heute unkompliziert, schnell und vielseitig. Analog oder digital, geschrieben oder gesprochen, am Arbeitsplatz oder unterwegs – wir sind nahezu pausenlos
erreichbar. Damit sind wir einem ständigen Zeit- und Erfolgsdruck ausgesetzt, unter dem manchmal unser aufrichtiges Miteinander leidet.
Den aufmerksamen Beobachter und regelmäßigen E-Mail-Schreiber wundert es da nicht, dass das höfliche Wort mehr und mehr in den Hintergrund gerät. Darum schreibe ich heute über ein paar Impulse
für mehr Höflichkeit im Schriftverkehr:
Die Begrüßung
In jede E-Mail gehört eine Begrüßung. Kennen Sie den Empfänger nicht, bleiben Sie ganz einfach beim höflichen „Sehr geehrte Damen und Herren". Mögliche Einstige bei Bekannten sind dann je nach
Beziehungsgrad „Sehr geehrte Frau Müller", „Liebe Frau Müller" oder mit Tageszeit „Guten Morgen / Tag / Abend Frau Müller". bei regelmäßigem E-Mail-Verkehr oder beim „Du“ darf es auch mal ein
„Hallo" sein. Für den höflichen Ton verzichten Sie trotzdem besser auf „Moin" oder „Hallöchen". Auch „Tach" oder andere ohnehin falsch geschriebene Umgangssprachen gehören nicht in den
geschäftlichen E-Mail-Verkehr. Schreiben Sie gleich mehrere Empfänger an, richtet sich die Reihenfolge der Begrüßung nach dem Rang, beginnend beim Ranghöchsten. An ihm orientiert sich auch, ob im
Text geduzt oder gesiezt wird.
Die Anrede
Spannend wird es nun, wenn der Empfänger einen Titel trägt. Obwohl akademische Titel im Gegensatz zu Adelstiteln nicht Bestandteil des Namens sind, gehören sie in eine korrekte Anrede. Bei
Professor (Prof.) und Doktor (Dr.) klingt das auch gut, ein „Guten Tag Herr Diplom-Ingenieur Meier" wirkt – obwohl so korrekt – eher sperrig. Darum achten Sie auch darauf, wie Ihr Mail-Partner
seine Signatur gestaltet: Steht sein Titel direkt vor dem Namen, möchte er auch so angesprochen werden. Steht der Dipl.-Ing. aber unter seinem Namen, so dürfen Sie das in der Begrüßung ruhig
vernachlässigen. Hat der Dipl.-Ing. seinen Doktor gemacht und trägt mehrere Titel, so nennen Sie nur den höchsten, in diesem Fall Herr Dr. Meier. Korrespondieren Sie mit einer oder einem
Adeligen, so informieren Sie sich unbedingt vorher, wie im Einzelfall die korrekte Anrede lautet.
Der Stil
E-Mails werden oft schnell und nebenbei getippt. Zeitdruck und die Verwendung von Abkürzungen tun ihr Übriges für unhöflich wirkende Zeilen. Vergessen Sie nicht, dass Sie mit dem geschriebenen
Wort einen Eindruck und unwiderrufliche Spuren hinterlassen. Viel zu oft gehen die korrekte Grammatik, Orthographie und Interpunktion verloren. Nehmen Sie sich die Zeit, die Ihrem Gegenüber
gebührt und gönnen Sie ihm ein ausgeschriebenes „Mit freundlichen Grüßen" statt „MfG". Auch Codes wie „asap" (as soon as possible) oder „fyi" (for your information) haben mit Business-Etikette
nichts gemein.
Halten Sie E-Mails seriös und kurz, konzentrieren Sie sich aufs Wesentliche, formulieren Sie lösungsorientiert und verzichten Sie gänzlich auf Smileys und Emoticons. Ein klar formulierter Betreff
und mehrere kurze Absätze sind ganz im Sinne des Empfängers. Verzichten Sie auch auf überflüssige Einleitungen und Schmucksätze, denn so vermeiden Sie Missverständnisse und zeitintensives
Nachfragen. Und bevor Sie in einem Hin und Her aus einzelnen Sätzen versinken, mag für die ein oder andere Absprache auch ein Telefonat sinnvoll sein.
Birte Steinkamp
Zert. Trainerin für Business-Etikette